Het organiseren van een congres of evenement is vaak een hele uitdaging. Je moet met zoveel dingen rekening houden en eigenlijk rekent echt iedereen op je. Je wilt je gasten het zo gemakkelijk mogelijk maken en ervoor zorgen dat jouw gasten het naar hun zin hebben. Wanneer je dat wilt bereiken is het belangrijk om met een aantal dingen rekening te houden. Je kunt niet zomaar een congres of evenement organiseren zonder top voorbereiding. Via deze blog zal ik jou helpen met het organiseren van een super succesvol congres of evenement. Dit aan de hand van afspraken die jij zeker moet maken bij het organiseren van je congres of evenement.
Maak afspraken over uitloop
Afspraken over uitloop is super belangrijk, uitloop is natuurlijk niet wenselijk en je doet er alles aan om uitloop zoveel mogelijk te beperken. Toch is dat niet altijd even gemakkelijk en de kans doet zich voor dat uitloop gewoon plaats gaat vinden op de dag van je evenement of congres. Maak goede afspraken met je congrescentrum over wat er gebeurd wanneer er uitloop plaatsvindt. Worden er bijvoorbeeld extra kosten gerekend? Is er überhaupt de mogelijkheid tot uitloop? Wees niet bang dit soort vragen aan je congrescentrum te stellen. Ze zijn belangrijker dan je op het eerste gezicht denkt.
Maak afspraken over apparatuur en andere technische benodigdheden
Dit klinkt misschien als de minst leuke afspraak en dat is het eigenlijk ook wel een beetje. Toch ontkom je er niet aan en moet je dit soort afspraken maken. Je kunt namelijk verwachten dat niet alle apparatuur zomaar gratis tot je beschikking staat. De een congreslocatie is de andere niet en ze het dienstenaanbod verschilt enorm per locatie. Zorg ervoor dat je van te voren goed afspreekt welke apparatuur je gratis kunt gebruiken. Dit zorgt uiteindelijk voor een hoop minder ergernissen en een hogere rekening dan verwacht achteraf.
Afspraken over drinken en catering
Afhankelijk van de grote van je evenement of congres is het goed mogelijk dat er bepaalde mensen komen die een dieet aanhangen. Deze mensen moet je natuurlijk ook kunnen verzorgen met een heerlijke lunch of lekkere drankjes. In Nederland zijn er enorm veel geloven en daarom ook enorm veel verschillende diëten, denk aan Koosjer en halal. Daarnaast zijn er in Nederland zat mensen die een bepaalt dieet moeten aanhangen door allergieën. Pas de catering van je congres en congreslocatie aan wanneer dat nodig is.
Veel plezier!
Wij wensen je bovenal heel veel plezier op de dag van je evenement. Zorg dat je geniet dan genieten je gasten ook. Maak je niet te druk over wijzigingen die last minuut optreden. Jij bent de enige die weet hoe jouw draaiboek in elkaar steekt.
